Dématérialisation

LA DÉMATÉRIALISATION

Qu’est ce que c’est :

La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques ou à en créer directement sous forme numérique pour les intégrer à un processus, comme un archivage (courrier, relevés bancaires) ou un traitement (commande, BL, factures, bulletins de salaires,…).

Les avantages :

On estime en moyenne qu’une facture ou un bon de commande existe au moins en 5 exemplaires dans l’entreprise !! La dématérialisation permet d’automatiser les processus de l’entreprise comme la comptabilité, la gestion des achats ou des ressources humaines et ainsi réduit considérablement, voire élimine, les exemplaires papier entre les services. Elle évite les manipulations de photocopies, impression, qui ont un impact important sur les coûts de traitement : 50% en moyenne.

Autres avantages : un traitement plus rapide des documents dans les différents services, le logiciel signalant à chaque opérateur les documents en attente d’intervention. Ainsi moins de papier consommé, moins de courriers transportés, moins d’encre utilisée contribues à la protection de l’environnement. La dématérialisation s’inscrit de façon positive dans le cadre du développement durable.

Un tel projet a un impact fort sur l’organisation des services car il faut réorganiser entièrement le flux des documents électroniques et les attributions de chacun. Cela ne se fera pas sans la participation active des personnels concernés.

Les solutions de dématérialisation sont désormais disponibles quels que soient la taille de l’entreprise et le volume des documents. La simplification des technologies et l’émergence des solutions pour les TPE/PME, comme les logiciels en ligne pour conserver ses données (Cloud), faire sa comptabilité (Receipt Bank, QuickBooks,…), permettent de mettre la dématérialisation à la portée de toutes les entreprises.

A propos de l'auteur

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BMS un cabinet qui proposer d'accompagner les entreprises de la création de leur projet à la revue de leurs procédures internes et en les conseillant dans les décisions importantes (projet d’investissement, anticipation des problématiques fiscales et sociales…)

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