Xero, FreshBooks, Quickbooks… : Les nouveaux logiciels de gestion sont-ils vraiment conformes?

Xero, FreshBooks, Quickbooks… : Les nouveaux logiciels de gestion sont-ils vraiment conformes?

Les nouveaux logiciels de gestion

Le paysage du software français de gestion comptable et administrative des start-up, PME a beaucoup changé ces dernières années. Il a vu arriver sur le marché de nouveaux acteurs comme INTUIT – Quickbooks, qui proposent des logiciels innovants nettement plus collaboratifs, ergonomiques et offrant des fonctionnalités de reporting accessibles à tous.

 

L’actualité impactant la réglementation des logiciels de gestion a elle aussi connu un certain nombre de bouleversement ces dernières années. La mise en place du FEC au 01/01/2014, la nouvelle réglementation des logiciels de caisse, à prendre au sens large du terme depuis le 01/01/2018 et les évolutions en terme de stockage et d’émissions de factures dites électroniques fragilisent de plus en plus les éditeurs qui se doivent de mettre en conformité leurs outils au plus vite.

 

De nouvelles méthodes de travail entre clients et cabinets d’expertise comptable

Notre expérience dans l’accompagnement d’entreprises françaises ou étrangères implantées en France, nous a permis de relever l’importance de l’analyse de l’outil utilisé et de sa conformité avec la réglementation comptable française. Cette réglementation étant bien différente de la réglementation anglo-saxonne pour ne citer qu’elle, elle implique des spécificités sur le fonctionnement de nos outils que ne peuvent pas respecter les éditeurs qui n’ont pas entrepris une réelle démarche d’implantation sur le marché français (exception faite des ERP qui sont implantés dans les entreprises à l’aide de missions de conseil qui permettent le paramétrage en tenant compte des contraintes réglementaires).

 

L’univers des start-up est propice à l’utilisation de nouveaux outils plus conviviaux et perfectionnés que les traditionnels Sage et CEGID qui n’ont que peu évolués en termes d’ergonomie et d’accessibilité. Alors que les outils traditionnels restent suffisamment complexes et inutilisables pour un novice, cette nouvelle génération de logiciels offrent un accès à la gestion de son entreprise qui implique pleinement le créateur/dirigeant et non plus seulement l’expert-comptable. On compte dans les nouveaux outils utilisés Xero, FreshBooks, Zoho Books, Wave, Kashoo, Quickbooks

 

C’est donc un bilan très positif que nous dressons de ses nouveaux arrivants, mais attention cependant à ne pas favoriser l’innovation au détriment de la conformité qui peut coûter très cher.

 

Les pièges à éviter dans la sélection de son outil

Chez BMS, nous accompagnons nos clients dans la recherche de leurs outils pour qu’ils soient adaptés à leur activité et qu’ils permettent d’impliquer pleinement nos clients dans la gestion de leur activité et la compréhension de leur comptabilité.

 

Nous utilisons par exemple Quickbooks pour l’aspect collaboratif très intéressant en s’étant assuré :

  • Que la reprise des données est réalisée sans perte d’information
  • Qu’un FEC (Fichier des Ecritures Comptables) est exportable et surtout conforme
  • Qu’un certificat de conformité est délivré pour le respect de la réglementation des logiciels de caisse
  • Qu’un certain nombre d’assurances sont respectées dans le processus de comptabilisation des données comptables.
  • De la présence d’écritures obligatoires comme les écritures de reprise de soldes
  • De la présence de fonctionnalités de validation des écritures et de clôture de périodes pour sécuriser la comptabilité du client et nos travaux de révision

 

Nous ne négligeons pas ces contrôles car il est important de toujours proposer des outils innovants et cette proposition de valeur est possible en exigeant toujours sécurité et conformité.

 

Nous tenons donc à vous mettre en garde sur l’utilisation de logiciels non francophones ou nouvellement arrivés sur le marché français. Les grands ERP comme SAP ou Oracle Financials, rencontrent eux même des difficultés pour se mettre en conformité avec les dernières réglementations. Il est donc nécessaire, non pas d’écarter l’utilisation de nouveaux outils, mais de s’accompagner d’experts sur le sujet.

 

L’équipe BMS attache une importance particulière aux recherches sur les nouvelles technologies, c’est pour cela que nous faisons notamment partis du groupe de travail « Audit informatique » de la CRCC de Paris, qui est composé d’experts dans le domaine des travaux comptables de contrôle informatisés.

Une question, un doute ? Better call BMS

A propos de l'auteur

Mathieu Barret

Mathieu Barret

Associé fondateur / Spécialisé en mission d'audit informatique / Conduite du changement

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